MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE

10.1.Ç’PËRFAQESON MONITORIMI I PROJEKTEVE ?                                                                                           -MONITORIMI eshte mbledhja ,regjistrimi dhe raportimi I Informacionit qe lidhet me nje ose te gjitha aspektet e performances se projektit qe nje menaxher projekti ose te tjere ne ndermarrje duan te dine.Kontrolli I perdore te dhenat qe sigurohen nga monitorimi,per te sjellur performancen aktuale ne nje gjendje te perafert me ate te planifikuar.Vleresimi ben gjykimet per cilesine dhe efektivitetin e performances se projektit.

10.1.1.Cikli planifikim-monitorim-kontroll                                                                                                                  -Aspektet kryesore qe duhen planifikuar,monitoruar dhe kontrolluar jane:koha(skeduli);kostoja(buxheti);dhe performance(specifikimet).Cikli planifikim-monitorim-kontroll eshte nje proces I vazhdueshem deri ne perfundimin e projektit.

10.1.2.Caktimi I sistemit te monitorimit                                                                                                           -Hapi i pare ne ngritjen e nje sistemi monitorimi është identifikimi i faktorëve kryesorë që duhet të kontrollohen.-Burimi më i mirë i elementeve për t’u monitoruar është plani i veprimit të projektit, që përshkruan se qfarë do bëhet.      -Matja e performancës së projektit, zakonisht paraqet problemin më të vështirë të grumbullimit të të dhënave.-Kriteret e performancës, standartet dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave duhet të përcaktohen për secilin nga faktorët që duhet të matet.-Kriteret dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave përcaktohen për gjithë jetën e projektit.-Standartet mund të mos jenë konstante gjatë gjithë jetës së projektit, por ato mund të ndryshojnë si rezultat i ndryshimit të aftësive mbrenda ndërmarrjes,ose nderprerjeve teknologjike te bera nga grupi i projektit;por ndoshta me shpesh standardet dhe kriteret ndryshojne per shkak te faktoreve qe jane nen kontrollin e menaxherit te projektit.-Informacioni që mblidhet duhet të identifikohet, duhet të përcaktohet se cilat të dhëna nga ato në dispozicion duhet të mblidhen.

10.1.3.Si të mblidhen të dhenat                                                                                                                                 -1. Frekuenca e numërimeve – të dhënat zakonisht mblidhen lehtë dhe shpesh raportohen si ngjarje për njësi kohe ose ngjarje si % e një numri standard.             2. Numrat jo të zgjedhur apo të modifikuar – raportohen në një sërë mënyrash por shpesh si krahasime të drejtpërdrjeta në një numër të parashikuar ose standart.

3. Treguesit numerik subjektivë  - janë vlerësime subjektive që bëhen nga individët apo grupet.-4. Indikatorët – menaxheri i projektit nuk mundet të masë ndonjë aspekt të sistemit të përformancës në mënyrë të drejtpërdrejtë, mund të gjendet një matës i tërthorët ose indikator.-5. Matjet verbale – Matjet për karakteristika të tilla të përformancës si “cilësia e kooperimit të anëtarëve të grupit” “morali i anëtarëve të grupit” shpesh marrin formën e karakterizimeve verbale.

-Pasi mbledhja e të dhënave përfundon, duhen të bëhen raportet mbi progresin.    -Këtu përfshihen raportet mbi gjendjen e projektit, raportet kohë/kosto dhe raportet për ndryshimet. -Qëllimi i sistemit të monitorimit është të grumbullojë dhe të raportojë të dhënat.-Qëllimi i sistemit  të kontrollit është të veprojë mbi të dhënat.

10.2.NEVOJAT PER INFORMACION DHE PROCESI I RAPORTIMIT                                                                               10.2.1.Llojet e raporteve :-1. Raportet rutinë – janë ato që lëshohen rregullisht. 2.Raportet e veçanta – janë të dobishme në dy raste:

 1) Për marrjen e vendimeve të menaxhimit të projektit dhe duhen të shpërdahen anëtarëve të ekipit                                                                                                                        2) Jepen kur vendimi merret si një përjashtim dhe është e dëshirueshme që të informohen menaxherët e tjerë.                                                                                                3).Raportet për analizat speciale – përdoren për të shpërndarë rrezultatet e studimeve të veçanta.

-Ekzistojne tri veshtiresi te zakonshme per raportet e projektit:- E para- detaje të panevojshme gjenden në raportet e që pengojnë  anëtarët e ekipit të projektit që të gjejnë informacionin që u nevojitet.-E dyta- ndërthurje e dobët ndërmjet sistemit të informacionit të projektit dhe sistemit të informacionit të firmës.-E treta-lidhet me korrespondencën e dobët ndërmjet sistemeve të      planifikimit dhe të monitorimit.

10.2.2Grafiku I vleres se arritur-Variacionet e kostos dhe te skedulit                                                              -Nje menyre per te matur performancen e pergjithshme eshte perdorimi I agregimit te performances qe quhet VLERA E ARRITUR.-Ne mund te identifikojm tre ndryshimet ne grafikun e vleres se arritur.Ata janë:

·        Variacioni I kohes-eshte ndryshimi ndermjet kohes se skeduluar per punen qe eshte kryer (STWP) dhe kohes aktuale te perdorur per ta kryer ate (ATWP).

·        Variacioni I kostos ose I shpenzimeve-eshte ndryshimi ndermjet sasise se parave qe jane planifikuar per punen qe eshte kryer(BCWP)deri ne ate moment dhe kostos aktuale te asaj pune(ACWP).

·        Variacioni I skedulit-eshte ndryshimi ndermjet kostos se planifikuar te punes se kryer (BCWP)dhe kostos se planifikuar per te kryer punen deri ne kete moment (BCWS).Ose ne forme te permbledhur:     

Ø STWP – ATWP = variacioni i kohës (TV, vonesa është negative)

Ø BCWP – ACWP = variacioni i kostos (CV, tejkalimi është negativ)

Ø BCWP – BCWS = variacioni  i skedulit (SV, mbrapa është negative)

                                                                             

STWP – koha e skeduluar për punën që është kryer                                                    ATWP – koha aktuale e përdorur për tu kryer                                                              BCWP – sasia e parave të planifikuara për punën e kryer                                         ACWP – kosto aktuale e punës                                                                                     BCWS – kosto e planifikuar për punët e kryera deri në këtë moment

-Variacionet mundet të përcaktohen gjithashtu në trajtën e raportit si                          TV = STWP / ATWP

10.3.KONTROLLI I PROJEKTIT                                                                                                                                 -Kontrolli eshte elementi I fundit ne zbatimin e ciklit te planifikimit-monitorimit-kontrollit.Informacioni mblidhet mbi sistemin e performances,krahasohet me nivelin e deshiruar ose te planifikuar dhe ndermerret veprimi nese performance aktuale dhe e deshiruar ndryshojne mjaft e qe kontrollori (menaxheri)deshiron qe te pakesoje ndryshimin.                                                                                                                                            -Kontrolli përqendrohet në tre elemente të projektit  :   1.Performancën;                  2.Kohën;         3.Kostoja.

1..PERFORMANCA:-1.Probleme teknike të paparashikuara mund të paraqiten;2.Burime të pa mjaftueshme kur ato nevojiten;3. Probleme të cilësisë ose të sigurisë ndodhin;4.Kërkesat e klientit ndryshojnë specifikimet e sistemit;   5.Komplikime ndërfunksionale paraqiten;6. Prishjet teknologjike ndikojnë projektin.

2..KOSTOJA :-1.Vështirësitë teknike kërkojnë më tepër burime;2.Rritet vëllimi i punës;3.Oferta ose vlerësimet fillestare kanë qenë shumë të ulëta;4.Raportimi ka qenë i dobët ose jo në kohë;5.Buxhetimi ka qenë jo i përshtatshëm;6.Kontrolli korrigjues nuk është kryer në kohë;7.Ndryshime të çmimit të inputit kanë ndodhur .

3..KOHA:-1. Vështirësit teknike kanë kërkuar më tepër kohë për t’u zgjidhur se sa ishte planifikuar;2. Vlerësimet fillestare të kohës kanë qenë optimiste;3. Renditja e punëve ka qenë jo korrekte;4. Inputet materialet, perosneli ose pajisjet nuk kanë qenë në dispozicion kur janë nevojitur;5.Punët paraardhëse të nevojshme nuk janë përfunduar;6.Ndryshimet e bëra nga klienti kanë kërkuar ribërjen e punës;7.Janë ndryshuar rregullat shtetërore.

10.3.1.Qellimet kryesore te kontrollit—Dy objektivat kryesore te kontrollit janë:1.rregullimi i rezultateve nepermjet ndryshimit te aktiviteteve;2.mbikqyrja e aseteve te ndermarrjes.—Llojet e aseteve kryesore te kontrollit:1.Kontrollimi i aseteve fizike-ka te beje me mirembajtjen e aseteve ne menyre te rregullt ashtu dhe  ate preventive.2.Kontrollimi i burimeve njerezore-kerkon kontrollin dhe ruajtjen e rritjes dhe zhvillimit te njerezve.3.Kontrolli i burimeve financiare-perfshijne kontrollin e aseteve aktuale,te buxheteve te projektit si dhe kontrollin e investimeve kapitale.