MENAXHIMI I PROJEKTEVE

MENAXHIMI I PROJEKTEVE

5 FAZAT E M.P                               K.1

FAZA E DEFINIMIT: Perkufizimi I problemit; identifikimi I synimeve te projektit; specifikimi I qellimeve; percaktimi I resurseve paraprake; identifkimi I mundesive dhe rreziqeve.

FAZA E PLANIFIKIMIT:Identifikimi I aktiviteteve te projektit; vleresimi I kohes dhe shpenzimeve; rrjedhja e aktiviteteve te projektit;identifikimi I aktiviteteve kritike;perpilimi I propozimit te projektit.

FAZA E ORGANIZIMIT:Percaktimi I nevojave per personel;rekrutimi I menaxherit te projektit;rekrutimi I ekipit te projektit;organizimi I ekipit te projektit;dhenia e detyrave.

FAZA E KONTROLLIT:Definimi I menyres se menaxhimit;organizimi I kontrollit; pergatitja e raportit te statusit;rishikimi I planit mbi projektin; ndryshimet.

FAZA E PERFUNDIMIT:Pranimi I projektit nga porositesi;shperndarja e projektit;                                 distribuimi I dokumentacionit;pergatitja e raportit final;revizioni I zbatimit.

Definimi dhe  perkufimi I I projektit(PASQYRA E PROJEKTIT)

  1.Definimi dhe perkufizimi I problemit;2 identifikimi I synimit;3 specifikimi I objektivave;4 perkufizimi paraprak i resurseve;5 identifkimi I skenareve te mundhsme dhe rreziqeve.

NOCIONI I PROJEKTIT

Karakteristikat e projektit jane :1 eshte kompleks; 2 unikat-nuk ka dy projekte teresisht te njejta;3 ka daten e fillimit dhe te perfundimit;4 resurset dhe buxhetin e kufizuar; 5 numer I madh I njerezve te funksioneve te ndryshme I angazhuari;6 aktivitete te nderlidhura dhe me rrjedhe te caktuar;7 I orientuar kah synimi I parashtruar ne project; 8 si perfundim duhet te kete produktin apo sherbimin.

ARSYET E DESHTIMIT TE PROJEKTIT: jane:

1.Projekti eshte nje zgjidhje ne kerkim te problemit;2.askush nuk eshte pergjegjes;3.ekipi I projektit nuk komunikon;4.vetem ekipi I projektit eshte I interesuar ne rezultatin perfundimtar;5.planit te projektit I mungon struktura;6.planit te projektit I mungojn detajet;7.projekti nuk ka buxhet te mjaftuar;8.jane alokuar resurse te pamjaftueshme;9.projekti nuk shkon sipas planit;10.projekti largohet prej synimit te tij original.

PLANIFIKIMI I PROJEKTIT  K.2

-Pasi eshte perfunduar faza e definimit (pasqyra e projektit) duhet te vazhdoje me WBS.  WBS-ESHTE PREZENTIMI HIERARHIK I PROJEKTIT.

-HAPAT E FAZES SE PLANIFIKIMIT janë:1.Identifkimi I aktiviteteve te projektit;2.vleresimi I kohes dhe shpenzimeve(ndarja):2.1 koha optimistke (o);2.2 koha pesimistike(p);2.3 koha reale (M);2.4 koha e pritur(E) E= (0+4M+P)/6;                                             3.rrjedhja e aktiviteteve te projektit;4.identifikimi I aktiviteteve kritike te projektit;5.shkruarja e propozimit te projektit.

MENAXHERI I PROJEKTIT    K.3.K.4

Detyrat e menaxherit te projektit te projektit fillimisht jane:                                         1.te pergatite buxhetin dhe kalendari paraprak te puneve;2.te ndihmoje ne zgjedhjen e njerezve ne ekipin e projektit;3.te njohe klientin;4.te kujdeset per avancimin e projektit.

Kritere e zgjedhjes se menaxherit te projektit:1. pervoja dhe e kaluara(historiati dhe eksperienca);2.udheheqja dhe pervoja strategjike;3.pervoja teknike;4.shkathtesit personale(kompetencat nderpersonale);5.aftesite e verifikuara menaxheriale.

4.1.Menaxheri funksional kundrejt M.P.:-se si duhet bere diqka;-kush duhet ta beje ate dhe;-qfare burimesh do te duhen per te realizuar ate.

Tri pyetjet qe shtrohen perpara MENAXHERIT Projektit per punen e tij jane:                                    -qfare duhet bere;-kur duhet bere;-si do te sigurohen burimet per te bere punen.

4.2.Pergjegjesite e menaxherit te projektit:-PLANIFIKIMI; -ORGANIZIMI;                                                                                                        -KONTROLLI.

4.3.Aftesite e m.p.:-aftesi te nje lidershipi te forte;-aftesi per te zhvilluar njerezit;-aftesi te shkelqyeshme komunikimi(formale dhe joformale)(gojore apo te shkruara);-aftesi te mira nderpersonale;-aftesi per te perballuar stresin;-aftesi per zgjdhjen e problemeve;-aftesi te menaxhimit te kohes.

4.4.Zhvillimi I afetsive qe duhen per te qene nje menaxher projekti:1.te fitosh eksperience;2.te fitosh eksperience nga te tjeret;3.te vleresosh vetveten dhe te mesosh nga gabimet e tua;4.intervistoni menaxheret qe I kane aftesite qe ju doni ti zhvilloni;5.pjesemarrja ne programet e trajnimit;6.leximi;7.vullnetarizmi; 8.anetaresimi ne oraganizata.

4.5.DELEGIMI

Delegimi perfshin dhenien e autoritetit grupit te projektit per te arritur objektivin e projektit dhe per te rritur autoritetin e qdo anetari te grupit.Eshte akti qe lejon individet qe te zbatojne me sukses detyrat e caktuara.Delegimi nenkupton me teper se vetem caktimi I detyrave per anetaret e veqante te grupit te projektit.                                   Delegimi perfshin:--dhenien e pergjegjesise anetareve te grupit per te permbushur objektivat;--dhenien e autoritetit per te marre vendimet;--pergjegjshmerine per arritjen e atyre rezultateve.                                                                                      

Pengesat(barrierat)per nje delegim efektiv:1.menaxheri I projektit beson qe punen mund ta beje me mire dhe me shpejt vete; 2.menaxherit I mungon besimi ne aftesite e te tjereve per te bere punen; 3.menaxheri ka frike se aim und te humb kontrollin e punes; 4.anetaret e grupit frikesohen ndaj kritikave per gabimet e bera.

MENAXHIMI I NDRYSHIMIT                                                                                                                                    -Gjate kohezgjatjes se projektit paraqiten ndryshimet.Ndryshimet mund te fillohen nga klienti ,nga ekipi I projektit ,nga ndodhjet e paparashikuara gjate performances se projektit.Detyre e menaxherit te projektit eshte te menaxhoje dhe te kontrolloje  ndryshimet.Sa me vone te identifikohen ndryshimet ne projekt  aq me veshtire do te jete arritja e objektivit te projektit.Kurdohere qe klienti kerkon ndryshime ,menaxheri I projektit duhet te kete vleresimin e anetareve te duhur te ekipit te projektit.Nese klienti bie dakord me ndryshimet ,koha dhe buxheti I projektit duhet te ndryshohen per te perfshire detyrat shtese.Menaxheri I projektit duhet tia beje te qarte ekipit te projektit qe nuk do te bejne asnje ndryshim pa marreveshje.

FORMAT E ORGANIZIMIT TË PROJEKTIT   K.5

Kur projektet nisin ,dalin ne shesh dy lloje problemesh : --se pari ,duhet te merret vendimi se si do te lidhet projekti me firmen;--se dyti ,duhet te merret vendimi se si te organizohet vete projekti.

5.1. STRUKTURA HIRARHIKE FUNKSIONALE :                                                                                                EPERSITE kryesore te kesaj strukture jane :--fleksibiliteti ne maksimum I perdorimit te stafit;--specialistet mund te perdoren per shume projekte te ndryshme;--specialistet mund te grupohen per te shkembyer eksperiencen;                      --departamenti funksional sherben si nje baze per vazhdimesi teknologjike;                   --projekti eshte burim lavdie per ata qe marrin pjese ne zbatim.

MANGESITE e kesaj strukture jane:--Klienti nuk eshte shqetesimi dhe vemendja e aktivitetit;--struktura hirarkike e ngadaleson komunikimin ,zgjidhjen e problemit dhe marrjen e vendimit;--ka nje tendence per te kaluar ne rend te dyte projektin;--motivimi I njerezve te caktuar ne projekt te jete I dobet.

5.2.STRUKTURA PROJEKT:                                                                                                                                             EPERSITE e kesaj strukture jane:--menaxheri I projektit ka nje autoritet te plote mbi projektin;--te gjithe anetaret e grupit jane nen pergjegjesine e drejteperdrejt te menaxherit te projektit;--menaxheri I projektit komunikon drejtperdrejt me menaxhmentin;--pasi autoriteti eshte I centralizuar ,aftesia per te marre vendime te shpejta rritet;--organizimet projekt jane struktura te thjeshta dhe fleksibile.

MANGESITE e kesaj strukture jane:--mund te qoje ne dublime te punesqe nga stafi deri te pajisjet teknologjike;--shqetesimi se qfare do te behet mbas perfundimit te projektit.

5.3.STRUKTURA E TIPIT MATRICË:                                                                                                                 PERPARESITE e kesaj strukture jane:--projekti perben theksin kryesor;--projekti ka akses ne teknologjine e te gjitha departamenteve funksionale;--ka me pak shqetesim se qfare do te ndodhe kur projekti te perfundoj;--I pergjigjet ne menyre fleksibile dhe te shpejt kerkesave;--lejon nje balancim me te mire te burimeve per te arritur qellimin.

MANGESITE e kesaj strukture jane :--pushteti eshte me I nderlikuar dhe delikat;    --menaxheri I projektit kontrollon vendimet administrative dhe shefat funksional; --menaxhimi matrice shkel parimet e menaxhimit nepermjet njesise se komandimit ,specialistet e projektit kane dy shefa.

LLOJET E STRUKTURES MATRICE JANE:1.Matrica funksionale;2.M.projekt;3.M.e balancuar.

EPERSITE e ketyre matricave jane :--perdorim efiqent I burimeve(I lart);--integrim I projektit(I dobet,I mesem,I forte);--fleksibilitet(I mesem,I larte,I mesem);                                  --rrjedha e informacionit(I mesem,I larte,I mesem);--mbajtje e disciplines(e larte,e mesme,e ulet);--motivimi dhe angazhimi(jo I sigurte).

MANGESITE:--perpjekjet per pushtet( e mesme,e lart,e mesme);--rritje e konfliktit(e ulte,e mesme,e mesme);--koha e reagimit(e mesme,e ulte,e shpejt);    

--monitorimi dhe kontrolli(te mesme,te larte,te uleta);--tejkalimi I shpenzimeve(I mesem,I larte,I mesem);--rritje e stresit(I mesem,I lart,I mesem).

-Matrica e balancuar paraqet nje kompromis ndermjet dy metodave ekstreme dhe si e tille ndan ne nje shkalle me te ulet disa nga mangesite e dy metodave tjera.

5.4.ZGJEDHJA E FORMES SE ORGANIZIMIT :--problemi i parë është që të përcaktohet lloji i punës që duhet të përmbushet;--identifikohet se çfarë do të sigurojë projekti;--më pas renditen detyrat kryesore që lidhen me çdo shpërndarje;--për çdo detyrë përcaktohet njësia funksionale që do të jetë përgjegjëse për të zbatuar detyrën;--individët të cilët do të bëjnë punën, personaliteti i tyre;--teknologjia që do të përdoret, klientit që do tu shërbehet.

Procedura që këshillohet për tu ndjekur është:--përcaktohen objektivat e projektit ;--përcaktohen detyrat kryesore që lidhen më çdo objektiv;-- caktohen detyrat kryesore duke i renditur dhe zbërthyer ato;--përcaktohet se cili nënsistem i projektit kërkohet për të kryer punët e veçanta dhe cilat nënsisteme do të punojnë pranë njeri-tjetrit;--renditen karakteristikat e veçanta ose parashikimet që lidhen me projektin .

GRUPI I PROJEKTIT               K.6.

GRUPI-perbehet nga nje teresi individesh qe punojne te ndervarur nga njeri-tjetri per te arritur nje qellim te perbashket.Puna ne grup perben nje perpjekje bashkepunimi te anetareve te grupit per te arritur ate qellim te perbashket.

6.1.Ndertimi I grupit te projektit dhe efektiviteti                                                                                                                                  

6.1.1.Fazat e zhvillimit dhe te rritjes se grupit te projektit: 1.formimi;2.reagimi;                                             3.nivelimi;4.veprimi;5.shperberja.-shtese:ndjenjat karakteristike te fazes se formimit perfshijne:nxitjen;parashikimin;dyshimin;padurimin;dhe hezitimin.

6.2.GRUPI EFEKTIV I PROJEKTIT:Ekipi I projektit eshte me teper sesa shuma e individeve pjesemarres te projektit.Ai perbehet nga disa individe qe punojne se bashku te varur nga njeri-tjetri per te arritur synimin e projektit.

Karakteristikat e ekipit efektiv te projektit perfshijne:1.njohjen e mire te ekipit te projektit;2.parashikime te qarta te rolit dhe te pergjegjesive te qdo personi;3.orientim drejt rezultateve;4.shkalle te larte kooperimi dhe bashkepunimi;5.shkalle te larte besimi.

6.2.1.Pengesat e efektivitetit te grupit: 1.qellime jot e qarta;2.mungesa e struktures se projektit;3.mungesa e angazhimit;4.komunikimi I dobet;5.lidershipi I dobet;6.qarkullimi I anetareve te ekipit te projektit.

6.4.NEGOCIMI DHE ZGJEDHJA E KONFLIKTIT

-Burimet dhe kategorite e konfliktit-jane :1.qellimi I projektit;2.caktimi I burimeve;3.skeduli(koha,kalendari);4.kostoja;5.perparesite;6.problemet organizative;7.dallimet personale.

-Konfliktet mund ti kategorizojm ne tri kategori kryesore:1.grupet qe punojne ne nje projekt mund te kene qellime dhe parashikime te ndryshme;2.ka nje pasiguri te konsiderushme rreth atij qe ka autoritetin per te marre vendime;3.ekzistojne konflikte nderpersonale te paleve te interesuara ne projekt.

6.4.1.Disa kerkesa dhe parime te negocimit-jane:1.ndarja e njerezve nga problem;2.fokusimi tek interest dhe jo pozicionet;3.krijo opsionet per perfitim reciprok;4.insistimi ne perdorimine e kritereve objektive.

6.4.2.Perballimi I konfliktit-metodat per perballim:1.shmangia ose terheqja;2.konkurrimi ose detyrimi;3.akomodimi ose sheshimi;4.kompromisi;5.bashkepunimi,konfrontimi ose zgjidhja e problemit.

6.5.ZGJIDHJA E PROBLEMIT--perfshin:1. Përpilimi i problemit;2.Identifikimi i shkaqeve të çdo problem;3.Grumbullimi i të dhënave dhe verifikimi i shkaqeve me te mundshme;4.Identifikimi i zgjidhjeve të mundshme;5.Vlerësimi i zgjidhjeve alternative;6.Përcaktimi i zgjidhjes më të mire;7.Ndryshimi i planit të projektit;8.Zbatimi i zgjidhjes;9.Përcaktimi nëse problemi është zgjidhur.

MENAXHIMI I KOHËS:1.Në fund të çdo jave identifikoni disa qëllime që ju doni ti përmbushni ne javen qe vjen;2.Në fund të çdo dite bëni një listë për ditën tjetër se qfare duhet bere;3.Lexoni  listen e gjërave që duhet të bëni në mëngjes dhe mbajeni prane veshtrimit gjate gjithe dites;4.Kontrollo  ndërprerjet;5.           Mëso  të thuash jo;6. Përpiquni ti kaloni shumicën e dokumentave vetëm një here.

PLANIFIKIMI DHE SKEDULIMI I PROJEKTIT      K.7

7.1.PROCESI I PLANIFIKIMIT                                                                                                                         -Perpara se te fillohet procesi I planifikimit eshte e nevojshme te konsiderohet menyra sipas se ciles objektivat duhet ti prezantohen projektit dhe sipas se ciles planet do te duhen te shperndahen.Menyra me  e zakonshme per kete proces eshte qe klienti te jape nje permbledhje te termave te references dhe menaxheri I projektit te pergjigjet me nje propozim.

-Vete propozimi duhet te permbaje:1.nje permbledhje per administrimin e projektit-qe jep informacionin kryesor me pak fjale;2.pjesa kryesore e raportit-diagramet dhe figurat japin me teper informacione se teksti;3.shtojcat-perfshin informacione se bashku me te dhenat qe I nenshtrohen.

-Plani perben nje dokument qe shpreh qarte kohen qe synohet per aktivitetet e projektit dhe eshte baza per vleresimin e kerkesave per burime.Parandalimi I problemeve dhe I gabimeve dhe jo rregullimi I tyre eshte nje nga objektivat kryesore te procesit te planifikimit.

- Planifikimi i projektit si një “proces”nënkupton rrugën e përcaktuar mirë që planifikuesi duhet të ndërmarrë .Kjo rrugë nuk është e qartë, pra është e vështirë që të ndërtohet. Planifikimi si proces përfshin koston që e shoqëron. Menaxheri duhet të vendosë balancimin ndërmjet kostos dhe përfitimeve.

- Përdorimi i metodës sistematike të planifikimit përfshinë:

   1.Zbërthimin e aktiviteteve komplekse në pjesë që menaxhohen;2. Përcaktimin e renditjes logjike të aktiviteteve;3. Dhënien e inputit për proceset që vijojnë, përfshirë vlerësimin e kohës dhe të burimeve;4. Dhënien e bazës logjike për marrjen e vendimeve;5. Filtrimin e ideve dhe aktiviteteve joserioze;6. Dhënien e skeletit për vlerësimin e planeve;7. Rëndësinë e procesit të ndryshimit/përmirësimit;8. Lejon që të nxirren mësime nga praktika .